突然ですが、皆さんはプレスリリースを配信する際、リリース配信会社を利用していますか？

プレス/ニュースリリースの配信サービスは、ひたすら数千ものメディアリストから最適なメディアを選定し、その度に古い情報を更新し、いざFAXで送信しては紙詰まりを起こし…といった時代を経た者にとっては、膨大にかかっていた時間と手間が省ける涙モノのサービスです。

さらには、自分たちが名刺交換できていないメディアへも配信でき、記事掲載フォローや効果測定までしてくれる会社もあるので、一石で二鳥も三鳥も得られるサービスですよね。

昨今はインバウンドの影響で、中国や欧米にも配信したいという需要もあり、国外メディアとのネットワークがない広報担当者にとっても、非常に心強いツールとなっています。

「プレス/ニュースリリース配信サービスとは」

→ プレスリリースを企業に代わって、メディア関係者のメールアドレスやFAX宛に自動配信するサービスのこと。記事や取材につながる！プレスリリース配信サービス

このように、外部ツールをうまく活用すれば、人材不足やコスト難を回避しながら、自社の商品やサービスを世に広めることが可能になります。

とはいえ、それだけでは”少し冷めた”関係のままになってしまうかもしれません。

“顔”が見えるメディアリストが必要なワケ

プレスリリース配信ツールは、広報担当者がまだいないスタートアップなどをはじめとした中小企業や団体にとって、十分なPRができているとは言いがたいのです。

自社が露出したいタイミングで能動的にメディアにアプローチするためにも、自社のメディアリスト、名づけて「マイメディアリスト」を作成し、活用することを強くお勧めします。

「それじゃあ、せっかく時間と手間を省くために外注した意味ないじゃん」と思われるでしょうが、結果的にそれが自社の知名度upや売上向上への近道となるのです。

例えば、皆さんは自社のリリースを取り上げてくれた記者の「顔」が見えていますか?

「顔」とは、その記者が書いた雑誌や新聞、ニュースサイトなどの記事の傾向や、その人を通してその媒体が世に発信すべき使命、今何に注目してるかといった視点などです。

そういった、パーソナルな情報や、露出したい媒体の担当者に直接つながる連絡先は、皆さんの事業の顧客リスト同様に、リストを作って蓄積しておくべきなのです。

なぜなら、実際にリリースを読み、その内容に興味を持って、記事や番組で紹介してくれるメディア側の担当者の「顔」を知ることで、メディアに採用されやすいリリースの書き方のコツを得ることができます。

その後、担当者から記事ネタを探しに問い合わせをいただけたり、メディアの大きな異動月である4月10月に後任を紹介してくれたりなど、途切れることのない関係性を築くことも。

さらに、ニュースが最大化する拡散の流れにのりたいのであれば、媒体のカテゴリー（中央紙、通信社、産業経済紙など）ごとに、徐々に増やしていくことも大切です。

第三者を通して配信した”適温”のプレスリリースから発展させ、自社に関心を寄せてくれたメディアの特性や切り口に合わせて、広報担当者自らが”熱々”のパッションで伝えることができる関係性を構築することが、結果的に露出頻度を上げることにつながります。

エクセルにまとめよう！「マイメディアリスト」の作り方

きっかけは何でもかまいません。

メディアキャラバンなどで露出させたいメディアの担当者と会って名刺交換をすることが難しければ、やはり外部配信サービスを使うなど、先ずは自社のリリースに目を留めてもらいましょう。

関連記事：プレスリリースの転載だけではなく記事化を狙うために重要なメディアキャラバン

そして、そこから問い合わせをしてきてくれたり、掲載につながったメディアの担当者には、是が非でも直接会って、さらに深いアプローチを試みてください。

そうやって少しずつ、丁寧にコミュニケーションを重ね、直接連絡できるメディア担当者を増やしていくことで、より皆さんのプレスリリースがメディアに掲載されやすくなっていくことでしょう。

また、リストの項目は媒体によって不要なものもありますが、主に以下を網羅していれば安心です。

  • 媒体カテゴリ(テレビ、ラジオ、新聞、雑誌、書籍、Webほか)
  • 企業名
  • 媒体名
  • 放送局(テレビやラジオなど)
  • 部署
  • 担当コーナー(番組名やさらにその中のコーナー、担当ページなど)
  • 公式URL
  • 公式SNSアカウント(LINE/Facebook/Twitter/Instagram/YouTubeほか)
  • 役職/肩書き
  • 氏名(フリガナ)
  • 性別
  • 電話番号(代表と直通)
  • FAX番号(代表と直通)
  • 携帯電話番号
  • メールアドレス(代表と直通)
  • SNSアカウント(LINE/Facebook/Twitter/Instagram/YouTubeほか)
  • 所在地
  • いつ
  • どこで
  • メモ

なかでも、重要な項目を太字にしています。

「氏名」なんて当たり前ですが、意外にも実社会で誤字や読み間違いは起きがちです。

しかも、最近は中国人などの外国人も日本のメディアで記者やインフルエンサーとして活躍されているので、できれば姓と名も分けて、それぞれにフリガナの枠も設けておけば間違いないでしょう。

氏名のほか、個人につながる重要な項目が、「携帯電話番号」と「メールアドレス(直通)」「SNSアカウント」です。

名刺にはこれらが記載されていることが多いので、やはりどんなに便利な時代になっても、名刺交換をする機会など、Face to Faceのコミュニケーションは大事ですね。

そして、一番重要とも言えるのが、「いつ」「どこで」「メモ」です。

いわゆる、名刺の裏や余白に書く、アレです。

広報担当者は日々多くのマスコミ関係者やインフルエンサーと会う機会があるので、名前や媒体名だけでは思い出せないこともあるでしょう。

そんな時、記憶をたぐりよせるために有効なのが、いつ、どこで会った人なのか、また、メモにはその人の特徴や性格、留意点などを記載しておけば、広報担当が複数いる場合でもミスを防げますし、担当引継ぎの際もスムーズです。

上記項目以外にも、テレビであれば番組の放送時間や視聴率、インフルエンサーであればフォロワー数などの項目も加えていくと、コンタクトのタイミングやリリースの配信先を絞る際の参考になります。

マイメディアリストはエクセルで作成する人がほとんどかと思いますが、それにしても巻物のように横に長くなりますので、分類毎にグループ化するなり、見やすくする工夫をしましょう。

マイメディアリストはあなたが会社に貢献できる情報資産

PR会社が提供するものや、マスコミ手帳といった市販されているメディアリストはありますが、代表電話やinfo@~ではなく、個人にリーチし、且つ、サステナブルな関係構築には、やはり足で稼いでこそです。

一つ一つの積み重ねが「マイメディアリスト」となり、それが会社の重要な情報資産にもなります。

露出したいタイミングで能動的なメディアアプローチができるよう、皆さんも「マイメディアリスト」を作って、自社のニュースを最大化しましょう。